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/ enero-junio 2017
Artículos técnicos
/ Coaching
Cimbra
decidir con los demás cuándo es
necesario que estés en copia.
• ¿Una reunión periódica con tu
equipo o con otros departamen-
tos solucionaría los temas? ¿Re-
duciría la incertidumbre de los
demás, ya que no saben cuándo
les prestarás atención?
• ¿Estás discutiendo/debatiendo
por correo? Cuando un mismo
tema de correo va y viene más de
tres veces, plantéate una llamada
o reunión.
• ¿Los correos que recibes son
para que otros dejen constancia
de lo que han hecho? Usa un
gestor de proyectos y combínalo
con reuniones de seguimiento
estructurado.
• ¿Sabes de qué va ese correo que
recibes? Pide y envía un correo
con un asunto concreto, especi-
fica lo que quieres de la otra per-
sona y acostúmbrate a indicar un
plazo de tiempo para que todos
se puedan organizar.
¿ Y qué hago con los imprevistos?
Decidir, si lo son
Deja en tu planificación un mar-
gen para imprevistos. Si es urgente
este imprevisto, es urgente. Te corres-
ponde atenderlo. Si es verdaderamen-
te urgente, repito. Si no, se firme con
la pregunta ¿urgente para cuándo?
¿dentro de una hora?, ¿de un día?
Asígnale un plazo y un tiempo en el
que le prestarás atención. Inmediata-
mente, inclúyelo en tu gestor de ta-
reas.Y olvídate hasta entonces.
Aplica el mismo criterio para las
llamadas y visitas inesperadas. Or-
ganiza, agrupa y agenda todo lo que
puedas con antelación. Incluso asigna
un día y hora específica. Muchos im-
previstos podrían no haberlo sido con
una organización previa, y reduciendo
la incertidumbre de los demás, acerca
de cuándo se pueden sentar contigo a
ver ese tema.
¿Y las reuniones? Por favor, decide
que sean eficaces para todos
Otra de las quejas comunes en las
empresas es las horas interminables
que tienen las reuniones y la incerti-
dumbre del tiempo de duración. Estos
hábitos generan una tremenda an-
siedad sobre cuándo podrán hacer el
resto de trabajo que tienen pendiente.
Además, provoca una gran pérdida de
la sensación de ser“dueño de nuestro
tiempo”. Así que puedes empezar a
reflexionar sobre cuestiones como:
• ¿Tiene todo el mundo claro para
qué va a la reunión?
• ¿Saben la hora de comienzo y de
finalización?
• ¿Conocen cuál será su aporta-
ción y rol en la reunión?
• ¿Es necesaria para todos la asis-
tencia completa a toda la reu-
nión?
• ¿Se sabe el orden y tiempo que
dedicaremos a cada tema?
• ¿Cómo recordarán las conclusio-
nes y tareas que se han decidido
en la reunión?
Apresúrate, evita hacer una reu-
nión más sin que tengas toda esta
información clara para todos los asis-
tentes. Decide hacer que el tiempo in-
vertido sea el justo y sea eficiente para
el objetivo.
Como última recomendación, de-
cide en tu organización que la gestión
del tiempo es un tema de todos. Si
uno solo aplica decisiones, sirve, pero
sirve poco. Conciencia y decide con
todos, cómo os organizaréis y cómo
respetaréis vuestro tiempo y vuestras
energías.
Pero sobre todo, decide ser feliz
con tu tiempo y tu organización del
trabajo. Recuerda el objetivo: trabajar
con la máxima tranquilidad y satis-
facción.
n
Decide ser feliz
con tu tiempo y tu
organizacióndel
trabajo. Recuerda
el objetivo: trabajar
con lamáxima
tranquilidad y
satisfacción.
